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Belege scannen mit Canon: das Bild ist nicht schon die Ablage

Aktualisiert: Oktober 2026

Der Ordner mit Rechnungen ist voll, und der Scanner auf dem Schreibtisch macht aus jedem Blatt in wenigen Sekunden eine Datei. Belege scannen mit einem Canon-Scanner liefert dieses Bild, bei den imageFORMULA auch die Rückseite im selben Zug. Ob Sie das Papier danach wegwerfen dürfen, entscheidet nicht das Gerät. Im [Vergleich der Canon-Scanner](/hub/drucken-scannen-kopieren/canon-scanner) stehen die Modelle. Hier steht die Grenze zwischen einem lesbaren Scan und einem Verfahren. Welche Bauart lose Bögen trägt, entscheidet die [Kaufberatung](/hub/drucken-scannen-kopieren/canon-scanner/sub/canon-scanner-kaufberatung), ohne dass diese Seite ein Modell kürt.

Der Ordner mit Rechnungen ist voll, und der Scanner auf dem Schreibtisch macht aus jedem Blatt in wenigen Sekunden eine Datei.

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Inhalt
  1. 1.Was der Scanner kann und was nicht
  2. 2.Wann das Papier bleiben muss
  3. 3.Welche Bauart lose Belege trägt
  4. 4.Was diese Seite nicht ersetzt

Was der Scanner kann und was nicht

Ein Canon-Scanner dieser Liste macht aus einem losen Blatt eine Datei. Die imageFORMULA nennen Duplex und eine Texterkennung, oft als durchsuchbares PDF. Der LiDE legt eine Seite aufs Glas, die Texterkennung seiner beigelegten Software gilt in den Rezensionen des LiDE 300 als mangelhaft. Die GoBD des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019 verlangen in Randziffer 136 eine Verfahrensdokumentation, wenn Sie papierhafte Belege ersetzend scannen. Randziffer 140 erlaubt die Vernichtung des Papiers nur soweit, wie keine andere Vorschrift das Original behält. Das Muster der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbands, Version 2.0 vom 29. November 2019, läuft entlang Eingang, Scan, Kontrolle, Ablage und Vernichtung. Ein Gerätename steht dort absichtlich nicht. Kein LiDE und kein imageFORMULA ist dadurch „GoBD-konform“.

Wann das Papier bleiben muss

Nicht jedes Blatt darf nach dem Scan in den Reißwolf. Die Musterdokumentation nennt Beispiele, bei denen das Original bleibt: Eröffnungsbilanz und Abschluss nach § 257 HGB, Zollpapiere, notarielle Urkunden, Wertpapiere. Die Liste ist der Ausgangspunkt, keine vollständige Rechtsberatung für Ihren Fall. Elektronisch empfangene Belege bleiben im Empfangsformat. Das BMF-Schreiben vom 14. Juli 2025 stellt klar, dass Sie eine schon digitale Rechnung nicht ausdrucken, scannen und das PDF an die Stelle der Datei setzen, die angekommen ist. Wer eine XML-Rechnung ausdruckt, durch den DR-C230 zieht und die XML löscht, hat den Vorgang verschlechtert. Lesen Sie vor jeder Vernichtung Betrag, Datum, Absender und die Rückseite. Der Ablauf bis zur ersten PDF steht unter Canon Scanner einrichten.
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Welche Bauart lose Belege trägt

Lose Rechnungen, Quittungen und Lieferscheine sind ein Stapel, oft beidseitig, oft mit Knick. Dafür ist der Einzug die Bauart, nicht das Glas. Der LiDE dreht jede Rückseite von Hand, das geht für einen Brief und wird lang, sobald der Monatsordner auf dem Tisch liegt. Der P-208II fasst 10 Blatt, der R10 und der P-215II 20 Blatt, die Desktop-Geräte bis etwa 60 Blatt. Der Einzug liest nur, was er einzeln lässt. Geknickte Belege gehen beim R10 mehrfach ein, laminierte Bögen stauen am DR-C225 II, Rollen verschleißen. Ein Beleg, der im Stau knittert, ist vor der Vernichtung unbrauchbar. Fotos und Hefte gehören nicht in diesen Weg, die Weiche steht unter Flachbett oder Einzug. Der Tagesrahmen ist eine Herstellerempfehlung: beim DR-C230 3.500 und 4.500 Scans je nach Quelle, beim P-215II etwa 700 Dokumente am Tag.

Was diese Seite nicht ersetzt

Sie ersetzt keine Steuerberatung und keine Verfahrensdokumentation. Ob Ihr Beleg unter eine Aufbewahrungsfrist fällt, die das Papier verlangt, klärt der Text der Vorschrift und im Zweifel die Kanzlei, nicht der Produkttext. Die BSI-Richtlinie TR-03138 beschreibt Maßnahmen zum Beweiswerterhalt und wird relevant, wenn der Beweiswert der Datei selbst tragen muss. Sobald ersetzendes Scannen den Alltag trägt oder der Tagesrahmen der Kompaktklasse reißt, ist die Kanzlei oder ein dafür beschriebener Prozess die ehrlichere Stelle. Der Scanner bleibt dann das Bildgerät.

Häufige Fragen

Darf ich die Rechnung nach dem Scan wegwerfen?
Nur wenn ein dokumentiertes Verfahren das vorsieht und keine andere Vorschrift das Original behält. Ein scharfer Duplex-Scan allein reicht nicht. Fehlt die Dokumentation, bleibt das Papier im Ordner.
Reicht eine durchsuchbare PDF?
Sie hilft beim Wiederfinden, wenn die Texterkennung die Zeile trifft. Die GoBD-Änderung vom 14. Juli 2025 verlangt, den OCR-Text nach der Prüfung aufzubewahren. Ein ungeprüfter Volltext mit falschem Betrag ist keine fertige Ablage.
Was muss in der Verfahrensdokumentation stehen?
In einem Satz: wer den Beleg annimmt, wie gescannt und kontrolliert wird, wo die Datei liegt und wann Papier vernichtet werden darf. Der Gerätename ersetzt diesen Text nicht.
Muss ich eine E-Rechnung noch scannen?
Nein, wenn sie schon elektronisch angekommen ist. Bewahren Sie das Empfangsformat auf, oft reicht der strukturierte Teil. Ausdrucken und erneut einscannen ersetzt den Nachweis nicht und kann ihn verschlechtern.
Macht ein Canon-Scanner den Vorgang GoBD-konform?
Nein. Ordnungsmäßigkeit hängt an der Dokumentation nach den GoBD, nicht am Markennamen oder an Duplex und Texterkennung. Der Scanner liefert nur das Bild der Seite. Eine Auszeichnung am Gehäuse gibt es nicht.
Duplex oder jede Rückseite von Hand?
Für einen Stapel lose Belege Duplex im Einzug, damit die Rückseite im selben Zug mitkommt. Prüfen Sie danach, ob die Rückseite lesbar ist. Eine weiße zweite Seite ist ein Einstellfehler, kein leerer Beleg.

Weiterführende Seiten

Canon-Scanner Vergleich

Kaufberatung

Canon Scanner einrichten

Flachbett oder Einzug

Bester Canon Scanner: welches Gerät zu welchem Einsatz

Quellenverzeichnis

Fachquellen zu Canon-Scannern, GoBD und Energieangaben; zuletzt abgerufen am 11.10.2026.

  1. Canon CanoScan LiDE 400 Spezifikation (abgerufen am 11.10.2026)
  2. Canon CanoScan LiDE 300 (abgerufen am 11.10.2026)
  3. Canon imageFORMULA R10 (abgerufen am 11.10.2026)
  4. Canon imageFORMULA DR-C230 (abgerufen am 11.10.2026)
  5. Canon imageFORMULA DR-C225 II (abgerufen am 11.10.2026)
  6. BStBK Muster-Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen (abgerufen am 11.10.2026)
  7. BSI TR-03138 (abgerufen am 11.10.2026)
  8. ENERGY STAR Imaging Equipment (abgerufen am 11.10.2026)