Belege scannen für die Buchhaltung: Was die GoBD verlangen
Aktualisiert: 12.10.2026
Der Ordner mit Rechnungen und Kassenbons soll vom Schreibtisch verschwinden. Belege scannen für die Buchhaltung heißt mehr, als einen Einzug zu starten: Der Nachweis entsteht durch ein Verfahren und eine lesbare, vollständige Datei, nicht durch einen Aufkleber am Gehäuse. Kein Modell aus den [Dokumentenscannern im Vergleich](/hub/drucken-scannen-kopieren/dokumentenscanner) ist dadurch GoBD-zertifiziert. Was folgt, gilt für die deutschen GoBD vom 28. November 2019 und für die Änderung vom 14. Juli 2025 zur Texterkennung. Österreich und die Schweiz nutzen dieselbe Technik, aber nicht diese Randziffern.
Der Ordner mit Rechnungen und Kassenbons soll vom Schreibtisch verschwinden.
Der Ordner mit Rechnungen und Kassenbons soll vom Schreibtisch verschwinden. Belege scannen für die Buchhaltung heißt mehr, als einen Einzug zu starten: Der Nachweis entsteht durch ein Verfahren und eine lesbare, vollständige Datei, nicht durch einen Aufkleber am Gehäuse. Kein Modell aus den Dokumentenscannern im Vergleich ist dadurch GoBD-zertifiziert. Was folgt, gilt für die deutschen GoBD vom 28. November 2019 und für die Änderung vom 14. Juli 2025 zur Texterkennung. Österreich und die Schweiz nutzen dieselbe Technik, aber nicht diese Randziffern.
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Inhalt
Datei ist nicht gleich Nachweis
Eine PDF im Ordner Eingang ist ein Bild Ihrer Rechnung. Für die Besteuerung wird daraus ein Nachweis, wenn Sie festhalten, wie dieses Bild entstanden ist und wie Sie prüfen, dass es stimmt. Die GoBD trennen das schlichte Erfassen vom ersetzenden Scannen. Ersetzen heißt: Sie arbeiten danach am elektronischen Beleg weiter und dürfen das Papier nur loswerden, soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt.
Wer nur ablegen und das Papier behalten will, braucht die Vernichtungslogik nicht. Wer den Reißwolf plant, braucht sie vorher. Die ersten Dateischritte stehen beim Dokumentenscanner einrichten.
Was die Anweisung festhält
Randziffer 136 verlangt eine Organisationsanweisung zur bildlichen Erfassung: wer scannt, wann, welches Schriftgut, die Übereinstimmung mit dem Original, die Qualitätskontrolle und ein Fehlerprotokoll. Ein Beispiel für ein kleines Büro: Sie scannen eingehende Rechnungen am Tag des Eingangs, in Farbe, in einen Ordner mit dem Datum, und prüfen die ersten Seiten auf Vollständigkeit. Fehlt eine Seite, kommt der Beleg mit kurzem Vermerk zurück in die Warteschlange.
Die Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer vom 29. November 2019 lässt dpi und Farbe als Felder offen. Das Bundesarchiv hält für Akten oft 300 dpi für ausreichend, das ist Archivpraxis, kein Satz des BMF.
Farbe, Textschicht, Format
Randziffer 137 verlangt volle Farbe, wenn die Farbe Beweiswert hat, etwa bei roten Minusbeträgen und farbigen Vermerken. Ein Graustufenscan, der Rot als dunkles Grau zeigt, trägt diese Unterscheidung nicht. Bei durchgehend schwarzem Druck bleibt Farbe eine Frage der Lesbarkeit.
Randziffer 138 verlangt für die Besteuerung keine Signatur und keinen Zeitstempel. PDF/A hilft, die Datei später zu öffnen, unveränderbar wird die Ablage durch das Verfahren. Die Änderung vom 14. Juli 2025 stellt klar: Was die Texterkennung dem Bild hinzufügt, ist nach Prüfung mit aufzubewahren. Vergleichen Sie die erkannte Summe mit der Summe auf dem Bild, bevor die Textebene zur Buchung wird. Bei einer E-Rechnung kann der strukturierte Teil genügen, das übertragen Sie nicht auf den Papierbeleg.
Thermopapier
Kassenbons auf Thermopapier verblassen, manchmal bevor der Monat um ist. Scannen Sie sie, solange die Schrift noch da ist. Die IHK Essen zitiert den Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Abschnitt 14b.1: Eine Rechnung auf Thermopapier ist dauerhaft zu kopieren oder ordnungsgemäß einzuscannen. Das gilt für die Umsatzsteuer-Rechnung, nicht automatisch für jede andere Buchungsunterlage.
Ein steuerlicher Infobrief setzt die Grenze enger: ohne Verfahrensdokumentation das Original nicht vernichten. Fehlt die Dokumentation, bleibt der Bon, auch wenn die Datei gut aussieht. Ein Foto mit dem Telefon ist in den GoBD nicht verboten, die Qualitätskontrolle bleibt dieselbe.
Was nicht in den Reißwolf darf
Randziffer 140 erlaubt das Vernichten, soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt. Randziffer 139 sagt, dass Sie nach dem Scan am elektronischen Dokument weiterarbeiten. Ein Freigabevermerk, den jemand nach dem Scan auf die Papierrechnung schreibt, braucht einen neuen Scan und einen gemeinsamen Index, sonst bleibt er auf einem Blatt, das die Akte nicht mehr enthält. Wasserzeichen und Prägungen, die im Bild nicht ankommen, bleiben Papier, wenn sie etwas beweisen.
Originale, die ein Gesetz oder ein Vertrag ausdrücklich im Papier verlangt, bleiben unabhängig von der Bildqualität. Die Gerätewahl steht in der Dokumentenscanner Kaufberatung, die Grenze zum Drucker unter Dokumentenscanner oder Multifunktionsdrucker.
Häufige Fragen
Darf ich Papierbelege nach dem Scan vernichten?
Nur soweit keine andere Vorschrift das Original verlangt und Sie ein dokumentiertes Verfahren haben: wer scannt, wann, welches Schriftgut, wie die Übereinstimmung geprüft wird, wie Fehler festgehalten werden. Eine schöne Datei ohne diese Anweisung reicht nicht. Im Zweifel bleibt das Blatt, bis die Vorschrift geklärt ist.
Wie viele dpi schreibt die GoBD vor?
Keine. Die Muster-Verfahrensdokumentation lässt das Feld offen. 300 dpi sind beim Bundesarchiv oft ausreichend für Akten, das ist keine Zahl aus dem BMF-Schreiben. Kleine Schrift braucht eher mehr. Die Zahl in Ihrer Anweisung ist eine betriebsinterne Festlegung, und eine dpi-Angabe am Scanner macht das Gerät nicht GoBD-fähig.
Brauche ich eine Signatur oder PDF/A?
Für die Besteuerung verlangt Randziffer 138 keine Signatur und keinen Zeitstempel. PDF/A hilft, die Datei später zu öffnen. Die Unveränderbarkeit sitzt in der Ablage und im Verfahren, nicht in der Endung. Erkannten Text ersetzen Sie nicht ungeprüft für die Summe auf dem Bild.
Was mache ich mit Kassenbons auf Thermopapier?
Scannen oder kopieren Sie sie, solange die Schrift lesbar ist. Die IHK verweist für die Umsatzsteuer-Rechnung auf eine dauerhafte Kopie oder einen ordnungsgemäßen Scan. Ein Infobrief warnt: ohne Verfahrensdokumentation das Original nicht vernichten. Beides gilt nebeneinander, und ein verblasster Bon lässt sich später nicht mehr bildlich übereinstimmend erfassen.
Gelten die deutschen Randziffern in Österreich und der Schweiz?
Nein, nicht als deren Recht. Die Randziffern 136 bis 140 stammen aus dem deutschen BMF-Schreiben. Aufbewahrung, Vernichtung und die Frage, wann ein Original bleiben muss, richten sich nach dem Recht des jeweiligen Landes. Übertragen Sie die deutschen Nummern nicht in eine österreichische oder schweizerische Akte.
Weiterführende Seiten
Quellenverzeichnis
Fachquellen zu Einzug, Auflösung und ersetzendem Scannen; zuletzt abgerufen am 11.10.2026.
- it-dock, Dokumentenscanner (abgerufen am 11.10.2026)
- GoBD, BMF 28.11.2019 (abgerufen am 11.10.2026)
- BStBK, Muster-Verfahrensdokumentation ersetzendes Scannen (abgerufen am 11.10.2026)
- BSI TR-03138 RESISCAN, Version 1.5 (abgerufen am 11.10.2026)
- Bundesarchiv, Scanverfahren (abgerufen am 11.10.2026)
- ISO 19264-1:2021 (abgerufen am 11.10.2026)
- F.A.Z. Kaufkompass, Die besten Scanner (abgerufen am 11.10.2026)
- Triumph-Adler, rechtssicher scannen (abgerufen am 11.10.2026)